부동산거래신고필증은 실거래가를 구청에 신고해 승인받았다는 공식 증명서로, 소유권 이전등기·담보대출·취득세 신고에 필수입니다. 온라인 RTMS로 5분 만에 발급하고 오류 대처·재발급 방법, 신청 오류 원인과 구청 방문 대안, 과태료·허위 신고 제재까지 핵심 정보를 한눈에 정리했습니다.
부동산거래신고필증이란?
아파트 매매계약서에 도장을 찍고 잔금을 치렀다고 해서 부동산 거래 모든 절차가 끝나는 것은 아닙니다. 마지막 관문인 소유권이전등기를 신청하려면 ‘부동산거래신고필증’이 반드시 필요합니다. 이 필증은 거래 당사자 또는 공인중개사가 실거래가격을 관할 시·군·구청에 신고한 뒤, 담당 공무원이 내용을 검토‧승인했다는 사실을 공식적으로 증명해 주는 서류입니다.
다시 말해 “이 계약은 허위가 아니다”라는 행정기관의 확인장을 받는 과정이죠. 따라서 신용대출 없이 담보대출을 실행하거나 취득세를 신고·납부할 때도 필수로 제출해야 합니다. 제도 도입 목적은 단 한 가지, 투명한 부동산 시장을 만들기 위함입니다. 실제 거래가격을 숨기기 위해 ‘업계약서(이중계약서)’를 쓰는 관행을 뿌리 뽑고, 정확한 세금 부과를 가능케 하려면 거래 내용을 빠짐없이 신고해야만 합니다.
2006년 실거래가 신고제가 시행된 뒤 현재까지도 신고 기한을 지키지 않으면 300만 원 이하의 과태료가 부과되고, 허위 신고가 적발되면 형사처벌까지 받을 수 있을 정도로 제재 수위가 강력합니다.
온라인 발급 준비
예전에는 필증을 받으려면 매수·매도인 모두 시간을 내서 구청 민원실을 방문해야 했습니다. 하지만 2025년부터는 국토교통부의 ‘부동산거래관리시스템(RTMS)’ 덕분에 집에서도 몇 번의 클릭만으로 필증을 발급받을 수 있게 되었습니다. 다만 시스템에 접속하기 전에 확인해야 할 준비물이 몇 가지 있습니다.
첫째, 실거래 신고가 완료되어야 합니다. 계약서를 작성한 공인중개사가 대부분 신고를 대행하지만, 신고가 접수되어도 담당 공무원이 승인하기까지 통상 1~2일이 걸립니다. 승인 상태를 확인하지 않고 서둘러 접속하면 “승인 대기” 메시지만 보고 다시 나와야 하니, 중개인에게 먼저 승인을 확인하는 편이 안전합니다.
둘째, 본인 인증 수단을 준비해야 합니다. 공동인증서가 가장 익숙하지만, 카카오톡·네이버·PASS·페이코·삼성PASS 등 총 14종의 간편인증이 지원되므로 공동인증서가 없더라도 휴대폰 하나면 바로 로그인할 수 있습니다.
셋째, 매매계약서 원본을 옆에 두는 것이 좋습니다. 시스템에 접속하면 계약 체결일, 거래금액, 부동산 지번 등 실거래 신고 정보와 일치해야만 내역 조회가 제대로 이루어집니다.
마지막으로 출력 계획을 세우는 것도 필요합니다. 등기소에 제출할 때는 종이 출력본이 요구되므로 프린터가 없다면 PDF로 저장해 두었다가 가까운 무인 출력기를 이용하면 됩니다.
인터넷 발급 절차
부동산거래관리시스템에 접속해 가장 먼저 해야 할 일은 거래 부동산이 속한 ‘지역 선택’입니다. 시·군·구마다 서버가 분리되어 있기 때문에 잘못된 지역으로 들어가면 아무리 검색해도 기록이 나오지 않습니다.
로그인 단계에 들어서면 주민등록번호와 인증 방식을 입력하게 되는데, 공동인증서를 선택하면 전용 프로그램이 자동으로 실행되고, 간편인증을 선택하면 휴대폰 알림으로 본인 확인 절차가 이어집니다.
인증이 끝나면 메인 화면에서 ‘부동산거래 신고이력 조회’ 메뉴를 찾아 들어갑니다. 검색 기간은 최근 일 년으로 설정해 두면 대부분의 거래가 포함되지만, 특정 날짜만 알고 있다면 계약 체결일을 포함하는 기간으로 좁혀 입력해도 무방합니다. 조회 버튼을 누르면 승인된 거래 리스트가 뜨고, 원하는 행 맨 오른쪽에 ‘신고필증’ 또는 ‘필증 인쇄’ 버튼이 보입니다. 클릭하는 순간 PDF 파일이 즉시 생성되고, 화면에 출력 미리보기가 나타납니다. 이때 인쇄를 누르면 종이로 출력되고, ‘저장’ 버튼을 선택하면 컴퓨터나 스마트폰 내부 저장소에 파일이 내려받아집니다.
모든 과정이 익숙해지면 5분이면 충분하지만, 첫 시도라면 로그인·조회·출력까지 대략 10분 정도를 예상하시면 넉넉합니다.
발급 오류 대처법
인터넷 발급 과정에서 가장 흔한 장애는 ‘조회 결과 없음’ 오류입니다. 이는 대개 두 가지 이유로 발생합니다. 첫째, 담당 공무원 승인 전 단계일 가능성이 높습니다. 이때는 신고 대행 중개사에게 승인 여부를 물어보거나, 승인 상태가 확인될 때까지 하루 정도 기다렸다 다시 접속하면 해결됩니다. 둘째, 검색 조건이 부정확한 경우입니다. 이때는 이름·주소를 모두 비워 두고 기간만 넓혀 조회하면 90% 이상 해결됩니다.
또 하나 자주 겪는 문제는 로그인 실패입니다. 공동인증서 비밀번호 입력 오류나 유효기간 만료가 원인일 수 있으니, 공동인증서 만료일을 확인하거나 간편인증으로 우회하시면 됩니다. 간편인증 역시 가입되어 있지 않으면 실패하므로, 카카오·네이버 등 각 서비스 앱에서 본인 인증 등록을 먼저 마쳐 두어야 합니다.
시스템 서버 과부하로 접속이 느릴 때도 있는데, 야간이나 새벽 시간대를 활용하면 서버가 비교적 한가합니다.
마지막으로, PDF 뷰어가 설치되어 있지 않아 화면이 흰색으로만 나오는 경우가 있습니다. 크롬 브라우저의 경우 내장 뷰어가 있어 문제가 적지만, 구버전 IE를 쓰신다면 반드시 PDF 뷰어 프로그램을 설치해야 합니다.
오프라인 대안과 마무리
온라인 발급이 여의치 않거나 인터넷 사용이 어려운 어르신이라면 관할 구청 민원실을 방문해 직접 발급받을 수 있습니다. 신분증과 매매계약서 사본이 기본 서류이며, 대리인이 갈 때는 위임장과 위임자 신분증 사본이 반드시 필요합니다. 법인이 위임할 때는 인감증명서와 사용인감계까지 갖춰야 하니 서류 미비로 헛걸음하지 않도록 미리 체크해야 합니다.
발급 수수료는 온라인·오프라인 모두 무료이며, 필요하다면 여러 부를 발급받아 두어도 상관없습니다. 한 번 승인된 거래는 언제든지 재출력이 가능하므로 원본 분실에 대한 부담도 없습니다. 다만 거래가 해제되거나 취소된 경우에는 계약 해제일로부터 30일 이내에 당사자 공동 신고를 해야 하며, 이를 어기면 과태료가 발생한다는 점을 기억해야 합니다.
결국 부동산거래신고필증은 소유권 이전의 마지막 퍼즐 조각입니다. 실거래 신고 승인만 완료되면 누구나 집에서 간편하게 발급받을 수 있고, 등기·대출·세금신고 과정에서 강력한 법적 증빙 자료로 작용합니다. 로그인 방식이 다양해지고 시스템 안정성이 높아진 덕분에 24시간 원하는 시간에 접근할 수 있다는 점도 큰 장점입니다.
계약 체결 후 필증 발급을 미루다 과태료 위험을 떠안느니, 거래 승인 알림을 받는 즉시 발급까지 끝내 두는 것이 현명합니다. 오늘 안내해 드린 단계와 주의사항을 기억하신다면, 복잡해 보이는 행정 절차도 누구나 손쉽게 마무리하실 수 있을 것입니다.
