시말서는 잘못의 경위를 밝히고 반성 의지를 문서로 남겨 회사와 근로자가 모두 납득할 결론에 이르도록 돕는 공식 기록입니다. 2025년 현재 취업규칙과 징계 절차에서 시말서를 요구하는 비중이 커졌으므로, 법적 요건·작성 요령·제출 시 유의점까지 정확히 이해해야 불이익을 피할 수 있습니다.
법적 의미
시말서는 근로기준법에 직접 규정된 제도는 아니지만, 국내 다수 기업은 취업규칙에 “징계 전 시말서 제출” 조항을 두어 사건 경위를 파악하고 징계 수위를 정하는 근거로 삼습니다. 문서 한 장이라도 제출 시점, 서명, 사건 명시가 완비되면 민사 소송에서 사실관계 확인 자료로 기능하기 때문에, 작성자는 사실을 숨기거나 왜곡해서는 안 되며 회사 역시 문서를 근거로만 징계를 결정해야 합니다. 즉, 시말서는 단순 반성문이 아니라 법적·행정적 절차의 출발점입니다.
육하원칙과 진심
사건을 ‘누가‧언제‧어디서‧무엇을‧어떻게‧왜’의 순서로 서술하면 사실관계가 명확해집니다. 육하원칙을 지켜도 반성이 드러나지 않으면 시말서의 취지가 퇴색합니다. 따라서 “무엇을 잘못했고, 어떤 경위로 발생했으며, 나의 부주의가 어떤 결과를 낳았다”는 인식과 함께 “앞으로 어떤 구체적 조치를 통해 재발을 막겠다”는 다짐을 담아야 문서가 설득력을 얻습니다. 형식적 사과나 타인 책임 전가는 오히려 징계 수위를 높일 수 있음을 유의해야 합니다.
필수 요소
작성은 제목·작성일·수신인부터 시작합니다. 이어 자신의 소속·직위·이름·연락처를 적어 신원을 분명히 하고, 사건 명칭과 발생 일시를 한 문장으로 요약합니다. 그다음 시간 흐름에 따라 경위를 자세히 설명하되 변명 대신 사실과 인과를 서술합니다. 반성 파트에서는 회사·동료·고객에게 끼친 손실을 구체적으로 인정하고, 교육 이수나 업무 프로세스 개선처럼 실현 가능한 재발 방지책을 제시합니다. 마지막은 “이상과 같이 시말서를 제출합니다”라는 문장 뒤에 자필 서명과 날인을 넣어 문서를 완결합니다.
제출과 대처
대부분의 기업은 내부 양식에 맞춰 시말서를 요구하지만, 양식이 없을 때는 A4 한 장 분량으로 작성해 총무·인사팀에 두 부를 제출하고 접수 확인 서명을 받아야 분쟁을 예방할 수 있습니다. 회사가 시말서 내용이 부실하다며 재작성을 요구할 수는 있지만, 사건 본질을 왜곡하거나 사실과 다른 내용을 강요한다면 이를 거부하고 객관적 기록을 남겨야 합니다.
시말서가 징계 절차의 일부로 사용될 경우, 근로자는 징계위원회에서 의견 진술권을 가집니다. 불합리한 징계가 예상된다면 노무사 상담을 통해 대응 문서를 준비하는 것이 좋습니다.
성장으로 이어가기
시말서를 진심으로 작성하면 사건은 징계 기록을 넘어 성장 기회가 됩니다. 문서에 약속한 재발 방지책을 실제 행동으로 옮기고, 관리자는 교육·멘토링을 지원해 조직의 학습 효과를 극대화해야 합니다. 시말서를 제출한 직원이 추후 프로젝트에서 성과를 내면, 조직은 실수를 복구하고 신뢰를 회복한 모범 사례로 기록할 수 있습니다.
결국 시말서는 잘못을 처벌하는 도구가 아니라, 개인과 조직이 문제 해결 능력을 키우는 촉매제가 될 수 있습니다.
